Vedtægter for Solrød Svømmeklub
Vedtægter for Solrød Svømmeklub
§1 – Navn og hjemsted
Foreningens navn er Solrød Svømmeklub, og dens hjemsted er Solrød Kommune.
§2: Foreningens formål
Stk. 1
At skabe mulighed for at alle kan dyrke svømmeidræt på det plan, hver enkelt ønsker. Dette søges opnået gennem struktureret undervisning i de forskellige svømmediscipliner efter en forud defineret læringsplan.
Stk. 2
At undervise i selvredning og livredning, for derigennem at mindske antallet af drukneulykker.
Stk. 3
At aktivere flest mulige inden for svømmeidrætten, for derigennem at øge samfundets mentale og sociale sundhed.
Stk. 4
At skabe og fastholde en konkurrenceafdeling på højt plan med svømmeskolen som fundament.
Stk. 5
Medlemmer får mulighed for at deltage i svømmekonkurrencer, enten arrangeret og afholdt i eget regi eller eksterne konkurrencer
§3: Medlemskab af organisationer
Stk. 1
Foreningen er medlem af Svøm Danmark (Tidligere Dansk Svømmeunion), der er et specialforbund under Danmarks Idrætsforbund (DIF).
Stk. 2
Foreningen er medlem af Danske Gymnastik- og Idrætsforeninger (DGI).
Stk. 3
Foreningen er medlem af Solrød Idrætsunion (SIU).
§4: Optagelse af medlemmer
Stk. 1
Enhver, kan optages som aktivt medlem af foreningen, så længe medlemmet tilslutter sig foreningens formål og betaler kontingent for en periode på mindst 4 måneder.
Stk. 2
Personer over 18 år, kan optages som passive medlemmer, så længe medlemmet tilslutter sig foreningens formål og betaler kontingent for en periode på mindst 4 måneder. Passive medlemmer, har ikke adgang til at deltage i svømmeundervisningen, men har alle øvrige medlemsrettigheder, med undtagelse af stemmeret på generalforsamling jf. §7 stk. 6 litra a-d.
Stk. 3
Medlemmer er forpligtet til at meddele foreningen enhver ændring af bopæl og kontaktoplysninger i foreningens medlemssystem, herunder en gyldig e-mail adresse.
Stk. 4
Medlemmer er forpligtet til at overholde foreningens forretningsbetingelser og regelsæt.
§5: Kontingent
Stk. 1
Kontingent fastsættes af bestyrelsen.
Stk. 2
Der kan fastsættes forskellige kontingenter for konkrete grupper af medlemmer, herunder aldersbestemt kontingent for aktive, kontingent for passive medlemmer og eventuelt helt eller delvist frikontingent for ledere.
Stk. 3
Bestyrelsen kan fritage et medlem for kontingentbetaling, hvis helt særlige forhold taler for dette.
Stk. 4
Bestyrelsen fastsætter betalingstermin, der til enhver tid er gældende jævnfør foreningens forretningsbetingelser.
Stk. 5
Foreningens regnskabsår går fra 1/7 - 30/6.
§6: Udmeldelse og eksklusion
For gyldig udmeldelse, kræves en skriftlig tilkendegivelse på e-mail til foreningen.
§7: Ordinær generalforsamling
Stk. 1
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender.
Stk. 2
Generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af september måned.
Stk. 3
a) Bestyrelsen indkalder til generalforsamling med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelse sker via klubbens hjemmesiden samt e-mail til alle medlemmer med kendt e-mailadresse jf. §4 stk. 3.
Indkaldelsen skal indeholde tid og sted og foreløbig dagsorden, samt oplysning om, at forslag fra medlemmer skal være fremme hos formanden senest 10 dage før generalforsamlingen. Bestyrelsen kan selv fremsætte forslag.
b) Forslag til vedtægtsændringer, skal være formanden i hænde senest 15. august samme år.
Stk. 4
Forslag der ikke er indkommet rettidigt, kan generalforsamlingen ikke træffe beslutning om, men kun have dialog om. Dialogen kan således være retningsvisende for bestyrelsen om medlemmernes ønske.
Stk. 5
Den endelige dagsorden udsendes på e-mail og foreningens hjemmeside senest 7 dage før generalforsamlingen på samme måde som indkaldelsen. Endelig dagsorden skal indeholde oplysning om de forslag, som skal behandles, de valg der skal foretages, det reviderede regnskab og andre bilag til dagsordenen.
Stk. 6
a) Stemmeret gælder for alle aktive medlemmer, der er fyldt 17 år på datoen for generalforsamlingen, og har været medlem af foreningen siden 1. marts samme år.
Medlemmer under 17 år har stemmeret ved forældre eller indehaver af forældremyndigheden.
Stemmeretten for unge imellem det 17og 18 år kan tillige udøves af en forælder.
b) Der kan ikke udstedes fuldmagt til at afgive stemmer, og der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
c) Der er én stemme pr. aktivt medlem eller bestyrelsesmedlem.
d) Ved aktive medlemmer forstås alle, der er tilknyttet et svømmehold, som svømmer i foreningens tildelte træningstider.
Stk. 7
En lovlig indkaldt generalforsamling er beslutningsdygtig, når mindst 15 stemmeberettigede er mødt.
Stk. 8
Beslutninger træffes ved simpelt flertal, dog undtaget vedtægternes §15 og §16.
Stk. 9
Valgbar til bestyrelsen er et hvert medlem, der er fyldt 18 år og som ikke er i restance til foreningen. For medlemmer under 18 år, er dennes forældre valgbare. Ansatte i foreningen kan ikke vælges til bestyrelsen. Valgbar til revisor og revisorsuppleant er et hvert medlem, der er fyldt 18 år og som ikke er i restance til foreningen. For medlemmer under 18 år, er dennes forældre valgbare. Ansatte i foreningen kan ikke vælges til revisor eller revisor suppleant.
Stk. 10
Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der udpeges af generalforsamlingen. Dirigenten kan bestemme skriftlig afstemning.
Stk. 11
Den siddende bestyrelse sørger for, at der tages referat af generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.
§8: Dagsorden for ordinær generalforsamling
Dagsorden til ordinær generalforsamling indeholder følgende punkter:
1. Valg af dirigent
2. Bestyrelsens beretning
3. Fremlæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab
4. Fremlæggelse og godkendelse af bestyrelsens budget for det kommende år.
5. Behandling af indkomne forslag
6. Valg af bestyrelse og bestyrelsessuppleanter
- 3 medlemmer i lige år
- 4 medlemmer i ulige år
- Valg af intern revisor og revisorsuppleant
7. Øvrige valg - Valg af repræsentant til
- Svømmeskoleudvalg
- Konkurrenceudvalg
- Lignende udvalg
8. Eventuelt
§9: Ekstraordinær generalforsamling
Stk. 1
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder anledning hertil, eller når 25 stemmeberettigede medlemmer fremsætter skriftligt og motiveret krav herom.
Stk. 2
Motiveret krav om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling skal indeholde de forslag, der ønskes forelagt den ekstraordinære generalforsamling. Forslagene skal indgå i dagsordenen for den ekstraordinære generalforsamling.
Stk. 3
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter, at kravet er modtaget. Reglerne for indkaldelsesmåde og generalforsamlingens gennemførelse gælder på samme måde som for den ordinære generalforsamling.
§10: Bestyrelsen
Stk. 1
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg eller arbejdsgrupper til enkeltstående og løbende opgaver.
Stk. 2
Bestyrelsen består af 7 valgte medlemmer, en formand, en næstformand, en kasserer, en sekretær og 3 bestyrelsesmedlemmer. Det tilskyndes, at én fra persongruppen formand, næstformand, kasserer eller sekretær er bosat i Solrød Kommune.
Ligeledes, tilskyndes det at to i den samlede bestyrelse er forældre til børn i foreningens svømmeskole, men det er til enhver tid antallet af stemmer på generalforsamlingen, der er gældende jf. §7 stk. 8.
Stk. 3
Der kan vælges op til 2 suppleanter.
Stk. 4
Bestyrelsesmedlemmer er valgt for 2 år ad gangen, suppleanter er valgt for ét år ad gangen.
Indtræder en suppleant i bestyrelsen, skal den pågældende bestyrelsespost besættes ved valg på førstkommende ordinære generalforsamling.
Bestyrelsen kan supplere sig selv, hvis der ikke findes nogen suppleant. Her gælder ligeledes, at bestyrelsesposten besættes ved valg på førstkommende ordinære generalforsamling.
Stk. 5
Bestyrelsesmedlemmer er forpligtet til passivt medlemskab, medmindre bestyrelsesmedlemmet har et barn, som er aktivt medlem.
Stk. 6
Bestyrelsen konstituerer sig efter den ordinære generalforsamling og fastsætter selv sin forretningsorden ud over det, som vedtægterne foreskriver.
Stk. 7
a) Bestyrelsen har den fulde ret til at ansætte og afskedige trænere, svømmelærere og anden medhjælp/lønnet personale, samt forhandle og aftale lønspørgsmål.
b) Bestyrelsen har den fulde ret til at indgå og opsige aftaler med virksomheder om udførsel af opgaver på vegne af foreningen.
Stk. 8
a) Bestyrelsesarbejdet er ulønnet.
b) Under særlige omstændigheder, kan et medlem af bestyrelsen påtage sig opgaver der ligger uden for det sædvanlige bestyrelses- og udvalgsarbejde. Såfremt opgaven normalt vil udgøre en udgift for foreningen, kan bestyrelsen tildele medlemmet et særskilt tilskud til events og udstyr i klubregi. Tilskuddet kan videregives til et andet medlem, men kan ikke benyttes til kontingent.
Stk. 9
a) Bestyrelsesmøder finder sted, når formanden finder anledning, dog minimum hver 6. uge eller hvis 3 bestyrelsesmedlemmer finder anledning hertil.
En sådan indkaldelse kræver en skriftlig henvendelse samt mundtlig besked fra ét af de tre bestyrelsesmedlemmer til formanden.
Formanden varetager sammen med den øvrige bestyrelse alle foreningens interesser, men er i sager, der ikke tåler udsættelse, berettiget til at handle på egne vegne, når meddelelse hurtigst muligt derefter gives til den øvrige bestyrelse, eventuelt telefonisk.
b) Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når alle medlemmer er indkaldt med mindst syv dages varsel og mindst tre medlemmer er mødt. Til beslutning kræves almindeligt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende, eventuelt næstformanden hvis formanden ikke er til stede.
c) Der er ikke krav om bestyrelsesmødernes frekvens hver 6. uge i perioden 15. juni til 15. august.
Stk. 10
a) Bestyrelsesmedlemmer er aktive i foreningen og bidrager positivt til drift og udvikling i foreningen, hvorfor det forventes at bestyrelsesmedlemmer deltager på indkaldte bestyrelsesmøder. Udebliver et bestyrelsesmedlem uden en, efter de øvrige bestyrelsesmedlemmers opfattelse, gyldig grund, 2 på hinanden følgende gange udtræder bestyrelsesmedlemmet af bestyrelsen. Det er formandens pligt at videregive informationen til medlemmet.
b) Formanden har til ansvar at drive foreningen efter vedtægterne, herunder at sikre en kontinuerlig møderække for bestyrelsen jf. §10 stk. 9 litra a-b. Overskrider formanden mødeindkaldelsen med mere end 14 dage, udtræder formanden af bestyrelsen og næstformanden indtræder som ny formand. Det er næstformandens pligt at videregivet informationen til den tidligere formand.
c) Ønsker 3 bestyrelsesmedlemmer et bestyrelsesmøde jf. §10 stk. 9 litra a, er det formandens pligt at indkalde til møde inden 72 timer, med afholdelse inden 10 hverdage. For en sådan indkaldelse gælder 7-dagesfristen jf. §10 stk. 9 litra b ikke. Sker indkaldelsen ikke rettidigt, træder næstformanden i formandens sted efter samme proces som §10 stk. 10 litra b.
d) Ved sygdom og ferie, hvor formanden ikke er i stand til at udføre sine forpligtelser, er det formandens ansvar at informere næstformanden, at han/hun har formandens ansvar i den pågældende periode. I disse perioder indtræder kassereren i næstformandens rolle.
§11: Udvalg
Stk. 1
I foreningen er der til enhver tid et driftsudvalg, der har ansvaret for den daglige drift af svømmeklubben. Udvalget består som minimum af formand, kasserer og sekretæren i foreningen. Klubbens ansatte vælger årligt en medarbejderrepræsentant på det første trænermøde i sæsonen. Medarbejderrepræsentanten indgår i driftsudvalget. Hvervet som medarbejderrepræsentant er ulønnet. Bestyrelsen udpeger relevante personer i foreningen, der indgår i driftsudvalget.
Stk. 2
Bestyrelsen kan til enhver tid oprette relevante udvalg jf. §10 stk. 1.
Stk. 3
Medlemmer til forskellige udvalg, kan vælges i forbindelse med generalforsamlingen eller senere. Ansatte i foreningen kan ikke være på valg til disse, men udpeges af bestyrelsen. Udvalg kan suppleres efter §11 stk. 4.
Udvalg og udvalgsmedlemmer skal varetage foreningens interesser.
Stk. 4
Udvalgene kan supplere sig selv med bestyrelsens godkendelse.
Bestyrelsen kan udpege nye medlemmer indtil næste generalforsamling.
Stk. 5
Hvert udvalg har minimum én udvalgsformand.
Via udvalgsformanden, referere udvalgene direkte til foreningens bestyrelse, der har den endelige afgørelse i alle forhold vedrørende foreningen, medmindre andet er aftalt jf. § 11 stk. 6. Udvalgene varetager bestemte opgaver uddelegeret af bestyrelsen. Bestyrelsen kan udvide eller indskrænke disse opgaver afhængig af foreningens interesser.
Stk. 6
Bestyrelsen kan bemyndige et udvalg til at træffe beslutning på vegne af foreningen jf. §12 stk. 2.
Udvalgenes økonomiske ramme fastlægges af bestyrelsen, og udvalgene er ansvarlige over for bestyrelsen for overholdelse heraf.
Et hvert overskud, der måtte være i et udvalg, indgår ubeskåret til foreningen.
Stk. 7
Et udvalg er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af udvalgsmedlemmerne er til stede.
§12: Tegningsret og hæftelse
Stk. 1
Foreningen tegnes af formanden sammen med kassereren eller af formanden og tre bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen kan foretage alle dispositioner, dog skal køb, salg og pantsætning af fast ejendom godkendes af generalforsamlingen, ligesom lånoptagelse skal godkendes af generalforsamlingen.
Stk. 2
Bestyrelsen kan meddele et udvalg eller en person fuldmagt til at foretage dispositioner på vegne af foreningen.
Stk. 3
Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.
§13: Foreningens adfærdskodeks og forhold til krænkelse
Stk. 1
Foreningen har et internt adfærdskodeks for blandt andet: chikane/mobning, adfærd på sociale medier og pædofili.
Stk. 2
Samtlige bestyrelsesmedlemmer, ledere og trænere over 15 år skal give samtykke til at foreningen indhenter en børneatttest hos Politiet hvert år. I forbindelse med nyansættelser og indtræden i bestyrelse foretages ligeledes kontrol.
Stk. 3
Foreningen afviser konsekvent ansættelse af og bortviser personer, der har været dømt i henhold til ovenstående. Ligeledes afvises ansættelse af personer, der nægter at underskrive samtykkeerklæring for indhentelse af børneattest.
Stk. 4
Såfremt mistanke til en person skulle opstå, videreføres sagen øjeblikkelig til Solrød Kommune, DGI eller Svøm Danmark for assistance og uvildig rådgivning.
Stk. 5
Bestyrelsen laver og vedligeholder et adfærdskodeks ”Code of conduct”, som giver retningslinjer for hvordan man opfører og agerer som leder og træner i klubben. Dette adfærdskodeks offentliggøres på foreningens hjemmeside.
§14: Uforudsete tilfælde
Hvor disse vedtægter ingen rettesnor giver, er bestyrelsen berettiget til at afgøre sagen under ansvar for generalforsamlingen.
§15:Vedtægtsændringer
Stk. 1
Ændringer af disse vedtægter kan ske på enhver generalforsamling, når generalforsamlingen er beslutningsdygtig og mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede er for forslaget.
Stk. 2
Forslag om vedtægtsændringer skal være formanden i hænde senest 15. august jf. §7 stk. 3 litra b og opføres på dagsordenen som særskilt punkt.
Ved ekstraordinær generalforsamling skal vedtægtsændringer foreligge samtidig med begæringen om ekstraordinær generalforsamling og følger samme proces som ved den ordinære generalforsamling.
Stk. 3
Opnår forslaget om vedtægtsændringer ikke 2/3 flertal af de fremmødtes tilslutning, men der har været simpelt flertal for forslaget, kan ændringen af vedtægterne ske ved en efterfølgende ordinær eller ekstraordinær generalforsamling med almindeligt stemmeflertal.
Stk. 4
Vedtagelse af fusion med en anden forening afgøres efter reglerne om vedtægtsændringer.
§16: Opløsning
Stk. 1
Foreningen kan kun opløses, når beslutning herom tages på to på hinanden følgende generalforsamlinger. Der skal være mindst seks uger imellem de to generalforsamlinger. Vedtagelse af opløsning kræver ¾ stemmeflertal af de fremmødte på begge generalforsamlinger.
Stk. 2
Ved opløsning tilfalder eventuelle midler, foreningen råder over, til gavn for svømmesporten eller anden idrætsvirksomhed i Solrød Kommune.
Stk. 3
På den afsluttende generalforsamling besluttes, hvilket formål eventuelle midler skal tilfalde jf. §16 stk. 2.
Stk. 4
Til at forestå opløsningen af foreningen, udpeges der på den afsluttende generalforsamling to personer til at gennemføre de nødvendige dispositioner.
Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 9. september 2024.
Erstatter tidligere vedtægter af 7. september 2020.
Claus Bøtcher
Konstitueret formand på generalforsamlingen
Hanne Vognbjerg
Tiltrædende formand efter generalforsamlingen