Konkurrenceudvalg
Konkurrenceudvalget står for praktikken i og omkring Solrød Svømmeklubs konkurrenceafdeling.
Udvalgets formål
Udvalgets bidrag er primært sparring med trænerstaben, strukturering og understøttelse af administrative opgaver. Derudover er konkurrenceudvalget overordnet ansvarlig for afholdelse af stævner med Solrød Svømmeklub som arrangør, herunder også at have en fornuftig balance af uddannede officials der alle bidrager ligeligt.
Arbejdsområder*:
- Prøvetræninger/Hvervningskampagner til konkurrenceafdelingen
- Officialuddannelser
- Nåle (uddelegeret: Gry)
- Stævnekalender
- Udsendelse af ’stævneinvitationer’ (uddelegeret: Thomas)
- Påsætning/fordeling af official og holdleder vagter (uddelegeret: Thomas)
- Stævneafholdelse
- Kravtidsstævner
- Klubmesterskaber
- Invitationsstævner
- Drive sekretariatsfunktionen
- Vedligeholdelse af håndbøger
- Klubrekorder
- Arrangere Træningslejr(e)
- Overnatning ifb. Mesterskaber og stævner
- Evaluering af stævner, hold, stab mv.
*Ovennævnte opgaver kan uddelegeres, udvalget er fortsat ansvarligt.
Udvalgets sammensætning
Udvalget består for nærværende af klubbens Cheftræner samt ét eller flere bestyrelsesmedlemmer, for nuværende:
- Henrik Hartvig-Olsen
- Helle Thøsing Skourup
- Frederik Troulsen
- Claus Bøtcher
- Winnie Troulsen
Det er hensigten at udvalget bør bestå af 4-6 personer. Derudover kan udvalget tilknytte en eller flere personer der indgår i forskellige arbejdsopgaver eller bistår til forskellige events.
Alle medlemmer har lov til at deltage i bestyrelsen eller andre udvalg.
Såfremt, udvalgsformanden udtræder, udpeger Solrød Svømmeklubs bestyrelse en substituerende formand.
Udvalgets reference og mandat
Udvalget refererer til klubbens bestyrelse og foretager løbende rapportering til bestyrelsen på klubbens bestyrelsesmøder.
Udvalgsformanden er mødeleder. Udvalget er udgiftsneutralt, men kan handle inden for Konkurrenceafdelingens tildelte budget.
Større udgifter søges og bevilges gennem klubbens bestyrelse.
Udvalgets møder
Der er minimum 4 årlige udvalgsmøder der er fastsat i årshjulet.
Dagsorden og referater
Der udfærdiges dagsorden og referat i form af et beslutningsreferat på udvalgsmøder.
Udvalgsformanden eller et udpeget udvalgsmedlem varetager disse opgaver.
- Dagsorden udsendes senest 1 uge forud for mødeafholdelse.
- Forslag til dagsorden, skal være udvalgsformanden i hænde senest 1½ uge forud for udvalgsmødet.
- Evt. mødemateriale udsendes senest tre dage forud for mødeafholdelse.
- Referat udsendes senest to uger efter afholdt møde. Referat godkendes på næstkommende møde.
- Al mødemateriale (også historisk) placeres hvor Solrød Svømmeklub ønsker at opbevare dokumentation.
Offentliggørelse af udvalgets arbejde
Det er intentionen, at medlemmer, forretningsorden og highlights fra møder og aktiviteter offentliggøres på klubbens hjemmeside.
Dog kan der foreligge fortroligt materiale der ikke kan offentliggøres.
Tavshedspligt
Selv om udvalget arbejder på et generelt niveau, kan det ikke udelukkes, at udvalgets medlemmer vil komme i besiddelse af informationer der ikke er delbart.
Eksempelvis evaluering af indsatser, forpligtelser, kontrakter og økonomi. Et udvalgsmedlem er forpligtet til at udvise fortrolighed på vegne af både Solrød Svømmeklub, svømmere, sponsorer og samarbejdspartnere.
Ændringer i forretningsordenen
Ændringer til forretningsordenen kan foreslås og indstilles på skrift og sendes rundt til udvalgsmedlemmerne to uger forud for næstkommende møde. Ændringer skal vedtages med et flertal.
Budget
Udvalgets budget henhører under klubbens budget. Afvigelser skal godkendes af bestyrelsen.
Ikrafttrædelse
Forretningsordenen er godkendt af Solrød Svømmeklubs bestyrelsen den 18. November 2024.
Referater