Sponsor- & Fondeudvalg

Har du gode forslag til økonomisk indtægt i Solrød Svømmeklub eller andre forslag som ligger under udvalgets arbejdsområder, er du velkommen til at kontakte udvalget. Udvalget godkender dit forslag, såfremt det er i overensstemmelse med klubbens værdisæt.

Arbejdet i Solrød Svømmeklub er baseret på frivilligt arbejde, hvorfor forslag til eksempelvis events, primært må forventes at blive båret af dig selv. Udvalget vil bistå med guidance for hvordan det frivillige arbejde kan struktureres.

Eksempler på events kan være – salg af skrabelodder, lotteri, sokkesalg osv.

Udvalgets formål

Udvalgets formål er at koordinere de forskellige indsatsområder i udvalget samt sikre midler til Solrød Svømmeklubs bredde- og konkurrenceidræt. Midler, der skal sikre indkøb af hjælpemidler til undervisningen, undervisning for trænerne samt skabe økonomisk grundlag til at udvikle klubbens konkurrencesvømmerne. Udvalget tager løbende stilling til nye initiativers mulighed.

Arbejdsområder:

• Fonde (Anne & Claus)
• Sponsorer (Frederik & Claus)
  • Løbende dialog med sponsorer samt vedligeholdelse og etablering af nye samarbejder
• Tøjkontrakter (Frederik & Claus)
  • Tøjkontrakt, klubshop, tøjfittings og tøj til eventuelle events
• Specialevents (Karina & Winnie)
  • Arbejde udført i klubbens navn

Udvalgets sammensætning

Udvalget består for nærværende af

• Frederik Troulsen
• Winnie Troulsen
• Anne Lyck Løfgren Hansen
• Claus Bøtcher (Udvalgsansvarlig)

Det er hensigten at udvalget bør bestå af 4-6 personer, samt et antal der kan bistå til forskellige opgaver og events.

Alle medlemmer har lov til at deltage i bestyrelsen eller andre udvalg.

Såfremt, udvalgsansvarlige udtræder, udpeger Solrød Svømmeklubs bestyrelse en substituerende ansvarlig. 

Udvalgets reference og mandat

Udvalget refererer til klubbens bestyrelse og foretager løbende rapportering til bestyrelsen på klubbens bestyrelsesmøder.

Udvalgsansvarlige er mødeleder. Udvalget kan forhandle med forskellige sponsorer og samarbejdspartnere og indgå aftaler med disse.

Er der udgifter forbundet med forhandlinger, skal dette godkendes af Solrød Svømmeklubs bestyrelse.

Udvalgets møder

Der er for nærværende ikke fastsat et mødeantal da udvalget er under opbygning.

Dagsorden og referater

Der udfærdiges dagsorden og referat i form af et beslutningsreferat på udvalgsmøder.

Udvalgsansvarlige eller et udpeget udvalgsmedlem varetager disse opgaver.

• Dagsorden udsendes senest 1 uge forud for mødeafholdelse.
• Forslag til dagsordenspunkter skal være udvalgsansvarlige i hænde senest 1½ uge forud for udvalgsmødet.
• Evt. mødemateriale udsendes senest tre dage forud for mødeafholdelse. 
• Referat udsendes senest to uger efter afholdt møde. Referat godkendes på næstkommende møde.
• Al mødemateriale (også historisk) placeres hvor Solrød Svømmeklub ønsker at opbevare dokumentation.

Offentliggørelse af udvalgets arbejde

Det er intentionen, at medlemmer, forretningsorden og highlights fra møder og aktiviteter offentliggøres på klubbens hjemmeside.

Dog kan der foreligge fortroligt materiale der ikke kan offentliggøres.

Tavshedspligt

Selvom udvalget arbejder på et generelt niveau, kan det ikke udelukkes, at udvalgets medlemmer vil komme i besiddelse af informationer der ikke er delbart.

Eksempelvis evaluering af indsatser, forpligtelser, kontrakter og økonomi. Et udvalgsmedlem er forpligtet til at udvise fortrolighed på vegne af både Solrød Svømmeklub, sponsorer og samarbejdspartnere.

Ændringer i forretningsordenen

Ændringer til forretningsordenen kan foreslås og indstilles på skrift og sendes rundt til udvalgsmedlemmerne to uger forud for næstkommende møde. Ændringer skal vedtages med et flertal.

Budget

Udvalgets budget henhører under klubbens budget. Afvigelser skal godkendes af Driftsudvalget/bestyrelsen.

Ikrafttrædelse

Forretningsordenen er godkendt af Solrød Svømmeklubs bestyrelsen den 18. November 2024.